7 consejos para ofrecer un evento de catering memorable

Los gerentes de catering y eventos aspiran a superar las expectativas de los planificadores y crear un evento del que los invitados se deleiten. Ya sea que se trate de un elaborado evento de gala, una fiesta íntima o una reunión de la junta corporativa, numerosos elementos intervienen para hacer un evento de catering memorable. Con tantos detalles para hacer malabarismos, ¿en qué deberías concentrarte primero?

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Aquí hay 7 consejos para crear un evento de catering memorable:

 7 consejos para ofrecer un evento de catering memorable

1. Dar una Primera Impresión Impecable

Antes de que las ruedas se pongan en marcha para un evento, es vital recordar que las primeras impresiones son importantes. ¿Qué tan rápido respondió a la solicitud de propuesta del planificador? ¿Se adaptó su respuesta a la información que proporcionaron anteriormente? Al centrarse en los detalles que los planificadores necesitan por adelantado e incorporarlos en la presentación del lugar, no solo los entusiasmará para firmar de inmediato, sino que facilitará el trabajo y las expectativas de todos. Ser atento y minucioso establecerá el tono entre usted y el planificador desde el primer momento.

2. Personalizar desde el principio

Cuando se reúna con un planificador para diseñar el evento, sugiera áreas donde puedan agregar personalización para que sientan que el evento es genuinamente suyo. Incluso puede ir un paso más allá y solicitar una copia del itinerario de su evento actual para asesorarlos sobre cómo agregar elementos fuera del evento principal, como alojamiento en habitaciones, transporte y eventos nocturnos.

Al mismo tiempo, puede ser útil recomendar proveedores que hayan trabajado en su lugar antes para que puedan sugerir detalles que nadie más puede pensar. Por ejemplo, usar un florista que esté excepcionalmente familiarizado con los detalles de su lugar puede maximizar la creatividad del florista en el espacio al mismo tiempo que brinda ideas para ahorrar dinero.

3. Facilite una comunicación fluida

Si bien los planificadores lo contratan para manejar toda la logística y el "trabajo pesado", su planificador también tiene que aprobar todo, lo que requiere una comunicación frecuente. Aquí es donde un pedido de evento de banquete es esencial para rastrear y actualizar los detalles, desde menús y proveedores contratados, hasta cronogramas de entrega, fechas de vencimiento de pago, etc.

Es ventajoso mantener toda la correspondencia del planificador y del proveedor, como correos electrónicos, contratos y notas de planificación en una ubicación en línea centralizada para que tenga acceso instantáneo a la información sin importar dónde se encuentre. Además, desarrollar un cronograma de tareas diarias y semanales, y la(s) persona(s) asignada(s) para cada una, ayudará a garantizar que los elementos de acción se planifiquen, se programen y se completen.

4. Sorprenda con alimentos y bebidas

La comida y la bebida que se servirán pueden elevar un evento de bueno a excelente. El menú también puede ser una forma inteligente de diferenciar su lugar y atraer a los planificadores para que reserven. El uso de alimentos orgánicos o sostenibles, por ejemplo, puede ayudar a impulsar negocios específicos en su área. Obtener una comprensión de la oferta de su competencia y luego colaborar para ofrecer un menú atractivo, único y con un buen precio marcará la diferencia.

También se está volviendo más crítico que los gerentes de catering aborden cualquier alergia específica o restricción dietética desde el principio. Cuanto más sensible pueda ser con esos invitados, por ejemplo, sabiendo su nombre y en qué mesa están sentados, más cómodos se sentirán esos invitados y su planificador durante el evento.

5. Haga un gran uso del espacio para eventos

Las personas son extremadamente visuales por naturaleza. Ayude a los planificadores a lograr su visión creando un diagrama del espacio del evento durante las fases de reserva y planificación. Si el evento es para la formación de equipos, es posible que desee organizar las mesas más cerca unas de otras con el almuerzo servido "estilo familiar" para crear una atmósfera más propicia para la unión. Para eventos más grandes, como bodas, por ejemplo, querrá demostrarles a los planificadores que hay suficiente espacio para artículos de servicio de alimentos como buffet y mesas de postres. Trazar el espacio y configurar dónde se colocarán las mesas, las sillas y los elementos del servicio de comidas hasta el último detalle empodera a los planificadores y reduce las ansiedades previas al evento.

6. Prepare a su personal con anticipación

Su personal de catering es esencial para que su evento se destaque, ya sea informando a los líderes de equipo en una reunión previa o al personal de servicio el día de la misma. Es fundamental realizar una sesión informativa del equipo en persona para que todos entiendan el flujo del evento, los momentos clave y las personas. Teniendo en cuenta que el servicio es el núcleo de un evento, el personal de catering y los servidores deben ser conscientes de la importancia de reducir los tiempos de espera para alimentos y bebidas. El equipo también necesita crear una transición fluida de una parte del evento a otra, creando así un flujo natural entre el servicio de comidas y bebidas y las actividades.

7. Plan para lo inesperado

Como dice el dicho, "Todo lo que puede salir mal, saldrá mal". Sin embargo, si está debidamente preparado, puede sortear la mayoría de los problemas que surgen durante un evento. Asegurarse de tener una lista de "artículos de respaldo", como cables de extensión adicionales, cargadores, adaptadores, walkie-talkies, encendedores y manteles, por ejemplo, ayudará a prevenir contratiempos notables. ¡También es una buena idea preparar comida adicional, almacenar bebidas adicionales y tener cócteles premezclados para evitar la fiebre del bar!

Conclusión

Para un evento genial debes tener en cuenta cada mínimo detalle y cuidar sobre todo la planificación del mismo, pero también tener en cuenta las ideas innovadoras y lo que es tendencia en el mundo de la hotelería. Para eso, recuerda entrar a la web de Conexión Abastur que te inspirará para lograr el mejor evento posible, de acuerdo a los consejos de profesionales reconocidos internacionalmente.